2010年12月29日

メモ帳ひとつで「ストレスフリー」に仕事をこなす!

今年最後のメルマガ号外です。一年間、本当にありがとうございました。私に
とって2010年は忘れられない、素晴らしい一年でした。


一番の思い出は……。


そうですね、やはり支援先の企業が結果を出したことですね。


DVDの販売など、いろいろなことにチャレンジした年でしたが、やはりコン
サルティングが一番神経を使ったわけですので、その道程が一番心に残ってい
ます。


さて今年最後のメルマガのテーマは「GTD」。


どのようにして「仕事(タスク)」を先延ばしにせず、ストレスフリーでやり
遂げるのか? 今日は私が日々使っているテクニックを披露したいと思います。


まず「GTD」とは何か?


アメリカのコンサルタント「デビッド・アレン」氏の名著「Getting
Things Done」の略称です。


私がこの語彙を知ったのはもう4年ぐらい前です。ですから皆さんも聞き覚え
があるか、それとも「その言葉はもう飽きた」のか、どちらかだと思います。


GTDのバイブルは、デビッド・アレン氏の「ストレスフリーの仕事術」。こ
ちらで確認されるといいです。

http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4576060732/mysterycon0c-22/ref=nosim


素晴らしい名著です。


「新しい習慣を身につけるためには、正しい仕組みを構築するところから始め
る」


私が常々セミナーで話していることです。とにかく仕組みが大事です。しかし
その仕組みは「シンプル」であることがとても重要です。


GTDの基本をまとめますと、


 1.頭の中の「やりかけの仕事」を全部書き出す。

 2.「やりかけの仕事」に対して、次にとるべき行動を決める。

 3.信頼できるシステムで「やりかけの仕事」を管理し、定期的に見直す


これだけです。


私のタスク管理をこれから披露します。


 1.タスクをメモに書く。(必ず1枚に1タスク)

 2.今日じゅうにやること、一週間以内(Weekly)にやること、一ヶ
 月以内(Monthly)にやること、いつか(Someday)やること
 ……の4種類に分類する

 3.今日じゅうにやることを右前のズボンのポケットに入れる。それ以外の
 3種類のメモは、システム手帳の所定のポケットに挿入する

 4.毎朝Weeklyポケットのメモを見て、今日やろうと思うことを右ポ
 ケットに。Monthlyポケットは毎週月曜、Somedayポケットは
 月はじめに見直す


この4ステップです。これだけ。


これだけで、ものすごくスピーディに仕事をこなすことができ、毎日「やり切
ったなぁ」と思いながら眠りに就くことができます。


あとのタスクは忘れます。「アレもやらなくちゃ、コレもやらなくちゃ」と思
い悩むことはありません。


必ず毎朝、毎月曜、毎月のはじめに、思い返すシステムとなっているからです。
「将来やらなければならないこと」を忘れることが許される仕組み。


だから「GTD」はストレスフリーの仕事術なのです。


私のやり方において、ポイントは2つ。


 ● メモ1枚に対してタスクは1つしか書かない

 ● ズボンのポケットをTodayタスクの入れ物にして持ち歩く


たとえばロディアのブロックメモを使うとすると、1シートに1つしかタスク
を書かない。


「佐藤専務にメール」
「妻に週末の予定を話す」
「納戸にあった自転車の空気入れを捨てる」
「出版社への企画書メンテナンス」
「稲垣さんとの会食の店を決める」


……などなど。


思いついたものは全部書く。前述した書籍にも書かれていますが、「全部」書
き出すことがとても重要です。


トイレにいるときに、突然上記のことを思いついたら、5枚のシートに書き出
します。


決して、手帳の「Todo/タスクリスト」等には書きません。私の場合、タ
スクの場所を固定してしまうと「タスク自体が動かなくなる」からです。


ロディアがなければ、紙切れでも付箋でもかまいません。とにかく1枚に1タ
スクを書く。それを分類して持ち歩きます。


やり切ったら丸めて捨てる。


今日じゅうにやらなければならないことが多いと右前のズボンのポケットがパ
ンパンになってしまいます。しかし、すべてタスクをやり切ってポケットが軽
くなったら、とても爽快な気分になります。


1枚の紙に1タスクしか書かないなんて「紙がもったいない」と思う人もいる
でしょう。しかし、適切な時期にそのタスクが遅延することなく終了するのな
ら、これ以上のバリューはありません。


これほどのバリューを、その紙切れは担っているのです。もったいないと思う
のなら、もったいないからこそ「やり切る!」と気合を入れればいいだけの話。


私のブログでいろいろなシートを紹介しています。


その中で、GTDのノウハウを応用しているのが『コミットメントリスト』で
しょう。

http://attax-sales.jp/blog/000160.html


このシートの活用テクニックはDVD第2弾でも紹介しています。


来春早々、販売をはじめる、DVD第3弾「営業の『未来』の行動をマネジメ
ントする! 営業管理ツールの設計と運営テクニック」は、このような「仕組
み」のノウハウがてんこ盛りです。


とにかくシンプルに、そして絶対行動を促すものです。そのためには「運用」
から逆算して設計する思想がきわめて重要です。


運用されない「仕組み」は、マイナスの効果をもたらします。


正しく運用しないような「仕組み」は作らない。効果があるかどうかは別にし
て、とにかく運用しないのなら絶対に「仕組み」を構築するのはやめましょう。


仕事に振り回されない!


主導権を握って仕事を「やり切る」。この習慣を「シンプルな仕組み」で実現
させるのです。


1.収集 → 2.処理 → 3.整理 → 4.レビュー → 5.実行


といったフローが前述した書籍では詳しく紹介されています。ぜひ参考にして
ください。


仕事のみならず、すべてのタスクを素早く処理して、より良い人生を送りまし
ょう。そのために皆さんもメモ帳ひとつ持ち歩きませんか?


また来年も、仕事(営業)に役立つ仕組み、コミュニケーション技術、教訓、
事例などを、本メルマガで紹介し続けたらと存じます。


今年1年間、本当にありがとうございました。来年もどうぞよろしくお願いい
たします。


よいお年をお迎えください。

以上