2011年8月19日

【ダブルバインド】効果的な「タスク管理」は所要時間を見積もること

● 今回のテクニック:【ダブルバインド(15)】

ダブルバインドとは一般的には「二重拘束」を指す。

矛盾する物言いで相手を混乱させ、社内で繰り返すとパワハラとも言われかね
ない危険なテクニックだ。「はやくやれ」と言っておきながら「はやくやって
どうする!」と言われたら誰もが矛盾を感じる。

このダブルバインドの理論を精神治療用に変化させたのがミルトン・エリクソ
ンであり、迷える相手を「二者択一」の質問をすることにより、催眠誘導する
技。

※ 詳しくは → http://attax-sales.jp/blog/000135.html


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● 今回のコミュニケーション例

マネージャー :
「もう4時を超えたんだけど、見積り資料はどうなってんの?」


営業マン :
「あ、すみません。もう少し時間がかかりそうです」


マネージャー :
「何時までかかりそう?」


営業マン :
「えーっと、そうですね。……うーん、それって、今日じゅうにやらないと
いけないんでしたっけ?」


マネージャー :
「え? ムリなの?」


営業マン :
「そうですね……。ちょっといろいろと立て込んでまして」


マネージャー :
「具体的に言うと、何があるの?」


営業マン :
「何が、ですか? ……えーっと、たとえば総務から人事管理シートの記入
を依頼されていて、その期限が今日までって言われてるんです。それにお客
様からいくつか問い合わせがあって、そのメールの返信もしなくちゃいけな
いんです。他にも、ま……。いろいろと」


マネージャー :
「全部、明らかにしてくれないかな」


営業マン :
「全部、ですか?」


マネージャー :
「いろいろとあって立て込んでるって話だけど、何を今日じゅうにやらなく
ちゃいけないのか、全部明らかにしてほしいんだよ。今すぐ」


営業マン :
「今すぐ、ですか? うーーん。ま、人事管理シートの記入とメールの返信
です」


マネージャー :
「メールの返信って、どのお客様に対して、何通書くの?」


営業マン :
「G商事に1通です」


マネージャー :
「1通なの? それじゃあ、人事シートを記入するのにどれぐらいの時間が
かかるのか、そして返信を書くのに、どれぐらい時間がかかるのかを教えて
くれないか」


営業マン :
「あーーー……。うーん、まァ、そうですね。人事シートは……どうでしょ
う、30分ぐらいですか。メールは、そうですね。10分もあればできま
す」


マネージャー :
「俺が頼んだ見積り資料は、作成するのに何時間かかると見積もった?」


営業マン :
「え? いや……それは見積もっていませんが」


マネージャー :
「仮説でもいいから見積もってほしい。あのね。君に見積り資料を作ってく
れと言ったのは、8月の初旬だ。いくら盆休みがあったとはいえ、10日近
く前だろ。それに総務から言われている人事管理シートへの記入は、7月の
中旬には終わってなくちゃいけない作業だろ? 30分で終了するんだった
ら、すぐにできるはずだ」


営業マン :
「え、ま……。そうですけど」


マネージャー :
「仕事がいろいろとあって、立て込んでいるのはわかる。でも、何だかよく
わかんないけど、忙しい忙しいとなってしまうのを避けるために、タスクの
所要時間を最初に見積もっておいたほうがいい」


営業マン :
「わ、わかりました。今後は気をつけます」


マネージャー :
「うん。それで、タスクの所要時間を見積もるには、それぞれの作業がどれ
ぐらいの時間がかかるかを知る必要がある。その基準として、T課長の仕事
を参考にするか、それともF主任の仕事を参考にするか、どちらがいい?
彼らと話をして欲しいから」


営業マン :
「え……。ああ……。どうしようかな。じゃあ、T課長と打ち合わせしま
す」


マネージャー :
「わかった。じゃあT課長の仕事のやり方を参考にしてくれよ」


営業マン :
「あ、はい」

……タスク管理の手法は、永遠のテーマですね。

こちらの記事も、すでにたくさんの「いいね!」をいただいています。

皆さん、悩まれているのです。タスク管理で悩まれている方、参考にしてみて
ください。

「忙しいからできていない」というのは、絶対に言いたくないですものね。


【参考記事】タスク管理のポイントは「所要時間」を見積もること
http://attax-sales.jp/blog/000597.html

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【編集後記】

来週の月曜日から、日経ビジネスオンラインにて連載コラムがスタートいた
します。

前回は5回限定だったのですが、今回はもう少し長い連載の予定です。

ま、要するに人気があれば続くし、なければ打ち切りです。

私がどんなに

「このセミナーは大人気!」

「このDVDはすごく売れています!」

「この記事はアクセス多いんですよ、参考にしてください」

と言ったとしても、真実かどうかはわかりませんよね。セミナーであれば参
加したり、満員御礼になったりすれば、客観的評価がわかりますが、それ以
外のことは、どれだけ信憑性があるかわかりません。

しかし、このコラムはアクセスの多い順からランキング発表されますし、厳
しいコメントも書かれます。

「日経ビジネスオンラインの連載コラムが大好評!」

などと書いたとしても、ランキングに入ってこなければ「嘘つけ!」「たい
したことないくせに!」と判明してしまうので、厳しい世界ですね。

どうなるのか、今から楽しみです。

ところで、今回のコラムのテーマは「会議」ネタです。

タイトルはずばり「脱会議」。

脱会議とは 1.会議の「数」、2.会議の「時間」、3.会議の「参加
者」を2分の1に削減し「会議総コスト」を90%削減させるやり方です。

私が勝手に提唱しました。

脱会議を促進させれば、リアルコミュニケーションが増える。報告・連絡・
相談が活発になる。指示待ち人間が減る。もちろん労働時間も減り、家庭へ
戻る時間もはやまり、家族でのコミュニケーションも増える。個人のワーク
ライフバランスが好転する……。といいことばかりです。

何より、会議依存経営を続けていると意思決定スピードが遅くなり、日本企
業は国際競争力を失いかねません。

方法はとてもシンプルです。コストは一切かかりません。

このコラムでは、なぜ「脱会議」が必要なのか? 「脱会議」の導入方法。
「会議難民」への対処方法。マネジメントサイクルにおける会議の位置づけと
「正しい実践手法」を解説いたします。

大ウケするのか、中途半端な反響で終わるのか。ご期待ください。

次回のメルマガは来週月曜に配信します。

当然、このコラムを紹介しますので、チェックしてみてくださいね。どうぞ
よろしくお願いいたします。


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