2011年8月22日

【オープンエンドクエスチョン】「脱会議」で企業競争力をアップさせる!

● 今回のテクニック:【オープンエンドクエスチョン(18)】

オープンエンドクエスチョンとは、イエス・バット法と同様にコミュニケーシ
ョンテクニックとしては代表的な手法。「4W2H」もしくは「5W1H」等
の疑問詞を駆使し、質問していくことで相手の心の中に潜む問題点や潜在的ニ
ーズを探り当てること。

「イエス/ノー」で答えられる質問は極力避けることが重要である。クローズ
ドクエスチョンとは反意語。

オープンクエスチョンはヒアリングの基本であるが、ペーシングなどの技術を
活用しながら質問を続けないと「尋問」のようになってしまいがちであり、注
意したい。

※ 詳しくは → http://attax-sales.jp/blog/000112.html


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● 今回のコミュニケーション例

マネージャー :
「その『品質管理向上プロジェクト』っていうのは、【いつ】からはじまっ
てたんだ?」


営業マン :
「昨年の4月からです。もう足掛け1年以上たってますね」


マネージャー :
「そのプロジェクトは【いつ】までに続く?」


営業マン :
「わ……かりません。どうなんでしょう。次長がどうするつもりなのか、知
りませんが」


マネージャー :
「プロジェクトの発起人は【誰】? 次長か?」


営業マン :
「品質管理部のG部長だと思います」


マネージャー :
「G部長は【どれぐらい】の参加率なの?」


営業マン :
「G部長が? 最初のときだけだったような……。昨年の4月ぐらいからは、
一度も顔を見せません」


マネージャー :
「そのプロジェクト、毎回【どのぐらいの数と時間】の会議をしてる?」


営業マン :
「毎週金曜日の夕方6時から……そうですね、だいたい会議がはじまるのが
7時過ぎなので、9時ぐらいまででしょうか」


マネージャー :
「君は生真面目だから、毎回6時には会議室にいるんだろ?」


営業マン :
「はい」


マネージャー :
「月に4週あると仮定して計算すると、君ひとりだけで年間144時間をそ
のプロジェクトに費やしてる」


営業マン :
「会議以外でもあります。資料作りもありますし、部内でアンケート調査と
かもやってますから、その倍以上の時間はかけてると思います」


マネージャー :
「毎回の会議は何人集まってる?」


営業マン :
「毎回出席するのは6、7人ってとこですか。メンバーは10人います。事
務局である企画部の4人はいつも来てますね」


マネージャー :
「先日、企画部からの報告をもらった。品質管理に関する討議は少し遅れ気
味だが、メンバー間の交流が進み、組織の活性化につながってると」


営業マン :
「金曜の夜ですからね。会議が終わったらだいたい飲み会があるものですか
ら」


マネージャー :
「組織を活性化させたいなら、そのための取り組みをすればいい。そんな副
次的な効果を強調されても困る」


営業マン :
「ええ、まァ。毎回の会議も、ほとんど場当たり的で、各部署の品質向上の
取り組みを報告してるだけですから、かなりムダのような気がしてます」


マネージャー :
「その会議の品質を向上してくれって。君だけでも年間250時間以上の時
間コストを支払ってる。それをメンバー分かけたらどれぐらいのコストがか
かる?」


営業マン :
「そ、そうですね」


マネージャー :
「俺が社長に話す。来週の【月曜】、【朝の9時】から、【社長室で】この
【品質向上プロジェクトに関する問題提起】をする。【G部長】もその場に
呼ぶから、G部長には今日、この【打合せ終了後】に【内線】を使って呼び
出して伝える」


営業マン :
「G部長は、おそらく実態を全然知らないと思いますが」


マネージャー :
「そのこと自体が問題だ。あの人の口癖は『現場』。会議室が現場じゃない
ことは、一番よくわかってる。今日は言わせてもらう」

……日経ビジネスオンラインのコラム「脱会議」が、今日から連載スタートし
ました。

「コラム」はビジネスレポートではないので、読みやすいように物語仕立てに
していたり、読者を煽るような口調を使ったりしています。

後半の、たたみ掛けるような話の展開は、横山らしいなと思っていただけると
嬉しいです。

今日のランキングがどこまでアップするか、注目していてください。

ちなみに朝の6時現在の位置は「2位」です。


【脱会議】無駄な会議は「老廃物」
http://business.nikkeibp.co.jp/article/manage/20110817/222117/

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【編集後記】

先週末の日曜日、20年以上つづけている知的障がい者のボランティア活動
がありました。

9月に大きな「合同運動会」が催されますので、その種目の説明や、選手決
め、他には皆で「風鈴」を作ったりして休日を過ごしました。

のんびりした一日でした。

たまにこのボランティア活動、時間どおりに集まらないし、時間どおりには
じまらないし、時間どおりに終わらない。

予定していたことが忘れられていたり、進行中、場当たり的に決定されたり
して、うまくいかなくても「ま、そういうこともあるよね」で済まされるこ
とが多々あります。

昔、若いころの私だと、「そういう運営じゃダメなんだよっ!」とボランテ
ィアを叱り飛ばしたり、お互いが納得するまで徹底的に議論したりしたこと
がありますが、最近は「これはこれでいいじゃないか」と思うようになって
きました。

この日も、なかなか進行が進まないので「即興で俺が、みんなが参加できる
ゲームでもやって盛り上げようか?」と提案したのですが、それも受け入れ
られたのかどうなのかわからない雰囲気のまま、進行していったので、「ま、
いいか」と思って、自分の班の方々とお喋りをしたり、いつの間にか座った
まま眠ってたりして過ごしました。

ペーシングですね。

環境が変われば、自分の価値観も変えなければなりません。

今回のコラムでは、「無駄な会議は老廃物」と書いていますが、私がかかわ
っている今のボランティア活動では、経営コンサルタントの目からは一見
「無駄」っぽく見えることでも、意外にそうでもないのかもしれない。

そう考えられるようになってきました。

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