2011年1月31日

資料の目的は「グラフ」で表現する

● 今回のテクニック:【バックトラッキング(14)】

バックトラッキングとは、NLP(神経言語プログラム)のペーシングでもよ
く使われる「おうむ返し」のことである。

相手の言葉をそのまま流用し、「質問形式」にして返す。こうすることで、相
手は「イエス」としか返答することができなくなる。イエスセットを効果的に
実践するときに使うテクニックで、メルマガで紹介している、20種類以上の
コミュニケーション技術の中でもシンプルで簡単に習得できる。是非とも日ご
ろから使って習慣化してもらいたい。

上司や部下とのコミュニケーションのみならず、お客様や家庭などでも応用で
きる。「……ですね?」「……ですよね?」と確認するように尋ねるのが基本。

※ 詳しくは → http://attax-sales.jp/blog/000108.html

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● 今回のコミュニケーション例


営業マン :
「部長、提出資料をお持ちしました。チェックしていただけますか?」


マネージャー :
「お疲れさん。……あ、そうだ。ところでこの資料、どのような手順で見て
いったらいいかわかる?」


営業マン :
「どのような手順、ですか?」


マネージャー :
「うん。資料は、提出することが目的で作るわけじゃない。作成していくプ
ロセスのなかで自分の頭が整理されていく。だから役立つんだよ。君がマ
ネージャだとすると、どのような手順でこの資料を眺めるかな?」


営業マン :
「そりゃあ、ひとつひとつの商談の中身と金額、その進捗でしょうか」


マネージャー :
「なるほど。【ひとつひとつの商談の中身と金額、その進捗】なんだね?」


営業マン :
「ええ。そうです。商談がどうなっていくかは気になりますからね」


マネージャー :
「確かに。ひとつひとつの【商談がどうなっていくかは気になるよね
】?」」


営業マン :
「はい。キッチリ決められるものは決めていかないといけませんから」


マネージャー :
「そうだね。【キッチリと決められるものは決めていかないといけないから
な】?」


営業マン :
「そうです」


マネージャー :
「しかし、それで目標予算を達成できるかな?」


営業マン :
「そりゃあ、ひとつひとつの商談をキッチリ決めていかないと……。今はな
かなか難しい状態なんで、悩んではいるのですが」


マネージャー :
「その通り。【ひとつひとつの商談をキッチリ決めていかないといけないよ
ね】? ただ、現時点の居場所と、目指す先との距離を常に確認していかな
いと、期限内にはたどり着かない。そうだよね?」


営業マン :
「あ、はい……」


マネージャー :
「いつかは結果を出せばいい、というものではないんだよ。期限があるん
だから」


営業マン :
「そ、そうか。そうですね」


マネージャー :
「期限から逆算するという発想が重要なのさ。商談ひとつひとつをキッチリ
決めるというだけでなく、期限からの距離を測りながら商談を決めていかな
いと、どんなにがんばっても目標は期限内で達成しない」


営業マン :
「……! そうですね。期限から逆算という発想が必要なんですね?」


マネージャー :
「そう。そこで、こういう資料を作るときはグラフに目的を込めるのがいい。
目的を視覚的にキャッチできるからね」


営業マン :
「グラフに?」


マネージャー :
「ところで君がしている時計は?」


営業マン :
「私の時計はコレです。……デジタル時計のほうが好きで、学生時代から愛
用してるんです」


マネージャー :
「なるほど。【デジタル時計のほうが好きなんだね】? 別にどんな時計を
しても問題はない。ただ、時間との距離を視覚的にキャッチするためには、
アナログ時計で確認するほうがいいとされている。そう思わないかな?」


営業マン :
「そう言われてみると……確かに」


マネージャー :
「資料も同じ。数字の羅列だけを眺めているよりも、目標予算と実績、そし
てそこまでの距離が視覚的に表現されていたほうが、すぐに現時点の立ち居
地がわかる」


営業マン :
「だからグラフから先に見る、確認するということなんですか」


マネージャー :
「そう。【だからグラフから先に見る、確認するということなんだよね】。
そうすることにより全体像を俯瞰できるようになり、マクロな視点で物事を
考えやすくなる。君はマネージャ候補なんだから足元の商談にばかり焦点を
あててもらっては困るからさ」


営業マン :
「わかりました。これからグラフからまず資料を確認するようにします。時
計もアナログに変えようと思います」


マネージャー :
「時計まで変える必要はない。目標を達成し、賞与が増えたらでいいじゃな
いか」

……資料にグラフを挿入する、といっても懲りすぎてはいけません。

たとえば知的生産術(ライフハック)を研究する仲間うちでよく使われている
「タイムタイマー」は、単純な機能しか搭載していませんが、時間管理をする
うえで非常に強力な武器となります。
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/B002UCEB2E/mysterycon0c-22/ref=nosim

シンプルではあるものの、強力な機能を持ったグラフを作成したいですね。

このように、資料作りは「運用から逆算して」設計しなければなりません。

また、資料を使って部下とコミュニケーションをすることにより「バックトラ
ッキング」がしやすくなります。

「〜と書いてあるよね?」「〜ということだよね?」と確認しながらコミュニ
ケーションをとることで、相手とうまくペーシングしながら部下の行動をリー
ドすることができます。

資料は多すぎてもダメですが、手ぶらでコミュニケーションをとろうとすると
お互いの焦点がぶれるため、マネジメントには重要なアイテムですね!

■ 営業の『未来』の行動をマネジメントする! 営業管理ツールの設計と運営テクニック
http://www.attax.co.jp/seminar/detail/01037.html

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【編集後記】

今回、グラフのことについて言及しました。

しかし上記のDVDにはグラフの作り方までは解説していません。

エクセルでグラフを作成するうえでいろいろなノウハウ本がありますが、私
が最近気に入っているのは、以下のものです。

どのようなグラフを作ればいいかではなく、作例が101種類も掲載されて
いるので、インスピレーションで「これだ! これ真似しよう!」と思える
からです。

● 達人が教える Excelグラフテクニック101
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4839931704/mysterycon0c-22/ref=nosim

エクセルのウイザードだけに頼って作成していると、限界がありますね。そ
れに自分ひとりで工夫していると時間がかかって仕方がありません。

こういうところは「達人」に学んだほうがいいですね!

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