2012年1月16日

【アフォーダンス】管理シートのデザイン基準について

● 今回のテクニック:【アフォーダンス(1)】

アフォーダンスとは、動物と物の間に存在する行為についての意味や価値、関
係性を指す。

ビジネスでは特にデザイン論で使用されることが多く、ある行為へと誘導する
ためのヒントとして用いられる「デザイン」がこれにあたる。

たとえば、ホームページに書かれている文字が青色でアンダーラインが引いて
あれば、多くの人が「ここはクリックして他ページへ飛ぶだろう」と類推でき
る。

こういったデザインの「わかりやすさ」で使用されることが一般的。

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● 今回のコミュニケーション例


マネージャー :
「新しく管理シートを作ってくれと言ったんだけど、これはちょっとどうか
なと思うんだよね」


部下 :
「え? どうでしてですか?」


マネージャー :
「どうして、こんなに好き勝手に作ったの」


部下 :
「どうしてって……。このほうがわかりやすいと思ったからです。戦略とア
クションプランの関係を2枚にまたがっているからわかりづらいかもしれま
せんが、私はどうしても改善事項を文章形式で書ける欄があったほうがいい
と思ったんです。ですから……」


マネージャー :
「いやいや、そういうことじゃない」


部下 :
「え?」


マネージャー :
「当社のイントラネットに管理シートの作成規約ってあっただろ。読ん
だ?」


部下 :
「あ、はい」


マネージャー :
「だったらあの通りに作ってよ。だいたいこのシートを作るのにどれぐらい
時間かかったの? 2日ぐらいかかってない?」


部下 :
「た、確かにそうなんですけど……。絶対にこのほうがしっかり管理しやす
いと思います。どうしてかというと、あのフォーマットには……」


マネージャー :
「違う違う、根本的に発想が違うんだよ。管理シートの作成規約があるのは、
シートの作成時間を効率化させるためじゃなくって、アフォーダンスを考え
てのことだ」


部下 :
「アホーダンス?」


マネージャー :
「アフォーダンスだ。当社の管理シートはすべてデザインを統一している。
どこに日付を記入し、どこにグラフを搭載するか、など。自由記述の欄も排
除している」


部下 :
「ちょっと意味が……」


マネージャー :
「シート作成規約を読んでないからだよ。管理シートはマネジメントサイク
ルをまわすためのただの道具だ。PDCAサイクルの『C』だよ」


部下 :
「ハイ……」


マネージャー :
「会議で正しく改善活動の『A』をやるためには、パッと見た瞬間にパッと
わかる資料じゃないとダメだ。そうでないと、資料の読み合わせが増えたり、
何を書いているのかという確認作業が会議中にはじまってしまう。これは絶
対にさせてはならない」


部下 :
「……」


マネージャー :
「以前、資料をやたらと凝って作る人、『自分はこれが慣れてるから』と言
って好き勝手に作る人がいたが、すべてフォーマットのデザイン基準を統一
した。どの部署へ行っても同じ。パッと見た瞬間に、問題点を探るためには
どの場所に書いてある指標をチェックすればいいかわかるように設計したん
だ」


部下 :
「だからあんなシンプルなんですか」


マネージャー :
「グラフの色も統一している。何がダメで何がOKか、どの管理シートを見
ても同じだ」


部下 :
「すみません、私もついつい資料を凝って作ってしまうほうで……」


マネージャー :
「俺さ、この前、六本木の洒落たオフィスビルへ行ったんだけど、エレベー
ターに乗るときものすごく困ったよ」


部下 :
「え? どうしてですか」


マネージャー :
「エレベーターホールに行っても、どこにボタンがあるかわからないんだ。
デザインが凝りすぎていて、ボタンの形状が普通と違うようだったから」


部下 :
「ああ、わかります。人に優しくないデザインって嫌ですね」


マネージャー :
「そうだよなァ」


部下 :
「わかりました。これから管理シートは当社の規約に沿って作ります」

……シートデザインを統一することはとても大事です。

しかし、その「デザイン基準」をゼロから考えるのは大変ですので、市販のテ
ンプレート集を購入し、そのテンプレートに合わせてしまうのが一番てっとり
ばやいと言えます。

いや、論理的に設計したい、という方はこちらの書籍が参考になります。


【参考書籍】Excelで学ぶ意思決定論
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【編集後記】

先週の土曜日、東京から名古屋へ戻ってくる新幹線の中で、私は少し退屈に
なり、ある「実験」を行いました。

私は13号車に乗っていたのですが、その13号車から新幹線の最後尾の1
6号車まで歩き、さらにグリーン車を突っ切って1号車まで歩き、再び13
号車まで戻ってくるまでに、

どれぐらい時間がかかるか?

これを計測しようと思い立ったのです。

要するに、新幹線の長い通路を往復するのに必要な時間のことですね。

私は少し、歩くのが速いです。

さてどれぐらいかかったでしょうか?

まったく検討がつかなくてもいいのです。仮説として考えてみてください。

作業を依頼されたとき、何も時間を見積もることなくとっかかってはいけま
せん。

面倒くさい作業だと先送りする習慣が身についてしまうからです。たとえば
お客様にアポイントをとるのに、どれぐらい時間がかかるのか?

心理ストレスはけっこう高いけれども、電話をかけるだけなら1分か2分の
こと。最初は不在だとしても、3回ぐらい電話をかければ相手をつかまえる
ことはできるだろう、そう仮定すると、合計5、6分の話ですよね?

その作業時間を見積もることができるかどうかで心理ストレスの処理の仕方
が変わってきます。

果たして私はどれぐらいの時間で新幹線を往復できたか?

次号の編集後記で明かします! ご期待ください。

(このメルマガに自分なりの予測値を書いて返信しなくてもいいですよ)

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