2014年11月4日

どうして会議資料に「グラフ」が不可欠なのか?【オープンエンドクエスチョン】

● 今回のテクニック:【オープンエンドクエスチョン(26)】

オープンエンドクエスチョンとは、イエス・バット法と同様にコミュニケーシ
ョンテクニックとしては代表的な手法。「4W2H」もしくは「5W1H」等
の疑問詞を駆使し、質問していくことで相手の心の中に潜む問題点や潜在的ニ
ーズを探り当てること。

「イエス/ノー」で答えられる質問は極力避けることが重要である。クローズ
ドクエスチョンとは反意語。

オープンクエスチョンはヒアリングの基本であるが、ペーシングなどの技術を
活用しながら質問を続けないと「尋問」のようになってしまいがちであり、注
意したい。


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● 今回のコミュニケーション例


マネジャー :
「君が作る会議資料を全面的に変えたい。1ヶ月の実績と、トピック、そし
て1ヶ月の反省が文章で書いてあるが、これではマネジメントサイクルを回
すことができない」


部下 :
「どうしたらいいかわからないんですよね」


マネジャー :
「そもそも、目標を達成させるために、いつまでに、何を、どのお客様に対
して、どのくらいの回数、どんな方法で行動をしていくのか、何も書かれて
いない」


部下 :
「まァ、そうですね……」


マネジャー :
「たとえばこのKさんが書いた資料を見ると」


部下 :
「はい」


マネジャー :
「今月の実績は745万円。来月は812万円。トピックは特になし」


部下 :
「ええ」


マネジャー :
「一か月の反省は、『6月からスタートした新規開拓の取組みは今月も不十
分だった。業務効率が悪く残業が減らない。役割分担を見直したい。11月
から心機一転リスタートしたいが下半期の目標達成は難しい。やはり課せら
れた目標が業務の負荷と合っていないと思う』」


部下 :
「はい」


マネジャー :
「すごい『反省』だな。自分の行動への反省ではなく、後半は愚痴になって
しまっている」


部下 :
「Kさんは会議でいつも愚痴ばかりこぼしてます」


マネジャー :
「この反省の文章は、今年の4月からほとんど変わっていない。コピー&
ペーストしてから微妙に表現を変えているだけだ」


部下 :
「まったくその通りです」


マネジャー :
「このKさんの新規開拓先は何社あり、1ヶ月で何件アプローチする予定な
んだ? 『今月も不十分だった』という表現では、目標と実績がどうなって
いるかがわからない」


部下 :
「そうですね……。Kさんには言ってるんですが、なかなか私の言っている
意図を理解してもらえないのです」


マネジャー :
「会議資料には必ずグラフを搭載しろ」


部下 :
「え! 唐突に、どうしたんですか」


マネジャー :
「視覚的に理解できるようにしてくれ、と言ってるんだ」


部下 :
「どのようにグラフを搭載したらよいでしょうか」


マネジャー :
「まず新規開拓先のポテンシャルを円グラフで表現してくれ。そして新規開
拓先へのアプロ―チ目標と実績を推移がわかるように、1年単位で棒グラフ
に」


部下 :
「円グラフと棒グラフ……」


マネジャー :
「年間目標と実績は折れ線グラフで表現してくれ。グラフが多すぎても、よ
くわからなくなる。いずれにしてもパッと見てわかるような資料にしてほし
い」


部下 :
「数字の羅列ではダメですか」


マネジャー :
「君は腕時計をしないのか?」


部下 :
「腕時計? 最近は携帯電話で時刻をチェックするようになったので……」


マネジャー :
「腕時計をしているビジネスパーソンほど、時間感覚が備わる。つまりテキ
パキと仕事ができるようになる、と聞いたことはないか?」


部下 :
「確かに、聞いたことはあります」


マネジャー :
「それも、デジタルではなく、アナログ時計でなければダメだ。コンビニに
行ってみたまえ。必ず長針と短針で表示するアナログ時計が壁にかかってあ
る」


部下 :
「……そういえば」


マネジャー :
「品出しで忙しいコンビニの店員が、ひと目で『時間量』を把握できるよう
にした工夫なんだよ。アナログ時計は」


部下 :
「その工夫のおかげで、コンビニの店員はテキパキ仕事ができるんですね」


マネジャー :
「数字の羅列だけを眺めていても、時間の差分を視覚的にとらえることがで
きない。つまり『時間量』を正しく受け止めることができない。だからグラ
フが必要なんだ」


部下 :
「Kさんの行動が、毎月毎月変わらないのもうなずけます」



……グラフをうまく活用することで、

いつまでに、何を、どのぐらいの回数、実行しているのか、すぐにわかるよう
になります。

感覚的にとらえられるようなマネジメント資料や情報システムを活用すること
が重要ですね。

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社内で使用している会議資料や業績管理資料を持参いただければ、個別でレク
チャーします。

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 【17点】……本日のメルマガ本文に対する横山の「お気に入り度」
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【編集後記】

7月から年間1000キロ、ラン&ウォークすることを、私は目標として掲げ
ています。

7月は諸事情があり、100キロの目標をいきなり60キロと、大幅未達でし
たが、

8月は120キロ目標を120キロ。

9月は100キロ目標を100キロ。

10月は90キロ目標を90キロ。

……と、ギリギリではありますが、一応、年間1000キロに向けて、何とか
やっていけている感じです。

私はスマホの「Run Keeper」というアプリを利用して走っていますが、このア
プリがとても秀逸です。

週にどれぐらい走ったのか? 距離や回数、そして目標まであと何キロ走らな
ければならないか、

円グラフや棒グラフで表示してくれます。

今週はサボったので、来週は巻き返さないといけない。出張のときにランニン
グの準備をしなければいけない。週末のボランティア活動の前に、最低でも8
キロはいかない……などと、行動計画の助けをしてくれます。

数字だけを見ていても、どのようにPDCAサイクルをまわしたらいいかわか
りづらいですから、

営業管理も、会議資料やSFAを、効果的に使うことが重要ですね。

ちなみに今月(11月)は、90キロを目標に頑張ります。絶対達成で!