2017年3月27日

【仕事が速い人の「メール」の書き方】メルマガ草創花伝 vol.898

おはようございます。
「メルマガ草創花伝」の横山信弘です。


本日のメインテーマは、『仕事が速い人の「メール」の書き方』です。


いつものように、会話事例を用いながら解説していきます。


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○門下生:
「師範、質問があります」


●師範:
「なんだ」


○門下生:
「師範にも苦手なことってあるんですか」


●師範:
「得意なことのほうが少ない」


○門下生:
「師範なんですから、苦手なことばかりって言うのは、どうかと」


●師範:
「坂本竜馬はクモが大の苦手だった、と言うじゃないか。
だからといって坂本竜馬の偉業は変わらない」


○門下生:
「おっしゃる通りです」


●師範:
「私は球技が苦手だ。野球もサッカーも観るのは好きだが、やるのは苦手だ」


○門下生:
「そ、そういうことじゃないのです。ビジネスに関わることです」


●師範:
「なんだ?」


○門下生:
「師範って、メールが苦手ですよね」


●師範:
「メ、メールか」


○門下生:
「件名に、
『師範です』『昨日の件』『こんにちは』と書くのはどうかと思います」


●師範:
「じゃあ、どうすればいいんだ」


○門下生:
「件名に開封したくなるキーワードを入れるんです」


●師範:
「はあ? 何だそれは」


○門下生:
「私は従業員400名の専務です。
取引き先も膨大にあるため、毎日50通は受信しています。
『こんにちは』『昨日はお疲れ様』という件名では埋もれてしまいます」


●師範:
「なるほど。そりゃ、そうだ」


○門下生:
「『3月17日(金)のセッション議事録確認のお願い』とか」


●師範:
「そういう件名がいいのか」


○門下生:
「件名が悪いと、メールを開封してもらえませんよ。
あと、美しくないと、メールを精読してもらえません」


●師範:
「メールに美的感覚が必要なのか」


○門下生:
「メールは7つの要素で構成されているんです。
話の流れを意識し、円錐をイメージして、
結論から先に、そしてディテールを後に書いていくんです」


●師範:
「な、なんだって? 7つの要素? 円錐?」


○門下生:
「そんなに難しく考えないでください。
6W3Hを意識して、見た目のいい『箇条書』をすればいいのです」


●師範:
「……」


○門下生:
「それに、返信してもらいたい場合、
催促するやり方を間違えてはいけませんよ」


●師範:
「【要返信】と件名に書けばいいんじゃないか」


○門下生:
「それは違います。相手を不快にさせずに催促する書き方があるんです」


●師範:
「メールなんて、どう書いたって同じじゃないのか?」


○門下生:
「違います。私なんかは毎日50通近くメールを短時間で整理し、
プロジェクトを進めなくてはいけないし、
コミュニケーションを円滑に進めて結果も出さないといけません」


●師範:
「かなりのスピードを求められるんだな」


○門下生:
「開封率、精読率、返信率を考えてメールを書いてます」


●師範:
「メールを書くのに、一番大事なことはなんだ?」


○門下生:
「そりゃあ、ひとつです」


●師範:
「ひとつ、か」


○門下生:
「はい。一番大事なことなんですが、一番教えづらいことです」


●師範:
「ほう」


○門下生:
「部下にも口酸っぱく言ってるんですが、なかなかできません」


●師範:
「なんだ、それは?」


○門下生:
「タイミングですよ」


●師範:
「……!」


○門下生:
「メールを出すベストタイミングを、いくつ自分の中に持っているか。
仕事を速く片付け、誰よりも結果を出す。
現代において、絶対不可欠なテクニックです」


●師範:
「メールなんて意識しているヤツ、少ないだろう」


○門下生:
「しかし、対面コミュニケーションは下手でもメールは誰にでもできます。
そこがいいところです」


●師範:
「なぜそう言い切れる?」


○門下生:
「メールがいいところは、スキルなんて要らないことです。
正しい知識があるかどうか。そしてその通りにやるかどうか、ですから」


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……対面コミュニケーションを鍛えるために、
当社では、1日6時間やると放心状態になるほど厳しい講座
「ヘビーローテーションコース」を用意しています。

それを5ヵ月間繰り返してはじめて
対面コミュニケーションは劇的に変化するものです。

しかしメールは、そんなトレーニングなど要りません。

本日は、決定版とも言える「ビジネスメールの指南書」をご紹介します。

これまで1万通以上のメールを添削した経験がある、
ビジネスメールの第一人者(というか、日本にはこの方しかいない!)

日本ビジネスメール協会代表理事の平野友朗氏の著書です。

■ 仕事が速い人はどんなメールを書いているのか
https://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4905073782/mysterycon0c-22/ref=nosim

発売されてすぐに増刷がかかるなど、今、売れに売れています。
メール処理に追われて労働生産性が悪くなっている方が多いのですね。

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【19点】……本日のメルマガ本文に対する横山の「お気に入り度」

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〔2〕編集後記

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先週の金曜日、
「絶対達成LIVE2017総集編」の販売終了日だったのですが、
最後の日に注文がものすごく入って、本当に驚きました。

とても嬉しかったです。

私の息子は塾へ通うようになりましたが、
リアルで勉強を教えてもらっているだけでなく、
タブレット端末で復習ができるようなシステムも与えられています。

動画を使った学習って、今の時代は不可欠ですね。

企業における人財教育も、
リアルとネットとの、両方の組合せの時代になってきたのだと
痛感させられています。

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〔3〕「絶対達成LIVE2017総集編」販売終了
   なぜ、終了間際にこれほど注文が殺到したのか?

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先週3月24日(金)の18時に「絶対達成LIVE2017(総集編)」が、
販売終了となりました。

驚いたことに、最終日24日(金)の朝から注文が殺到し、
一時、受付がパニック状態になりました。

正直なところ前日の23日(木)までは「想定の範囲内」の売れ行きでしたが、
まさか最終日でこんなに注文を受け付けるとは。

……ポイントは、メールだったのです。

これは冗談ではありません。

平野さんの新刊を読んで、案内するメールの件名や文面、そして送る対象者、
(メルマガ読者全員に送ることはしなかった)
そして何といっても、

メールを出す「ベストタイミング」を逃さなかったことが、
想定外の結果を生む原動力になったのだと思います。

本当に、メールって書き方や通数、タイミングなどによって、
効果は全然変わってくるものなんですね。

お客様対応で使う人はもちろんのこと、
社内メールを頻繁に処理している人も、読んでいるのと読んでいないのとでは
全然違ってきます。

##__prop_1__##さん、この本は読んでください。

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〔4〕「絶対達成新入社員研修」は4月に東名阪で開催!
   「あたりまえの基準」をアップするカリキュラムが満載

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毎年3月末から、ゴールデンウィーク前まで、
当社のコンサルタントは「新入社員研修」の対応で奔走しています。

特に近年は「新入社員研修」のオファーが増えています。
「絶対達成マインド」を新人のころから持ったほうが、
定着率がアップすることが立証されているからだと思います。

何事も最初が肝心。
ストレス耐性の高い時期に脳と体を使って鍛えておかないと、
「あたりまえの基準」をなかなか上げることはできません。

たった「2日間」でも、マインドは劇的に変化します。
新入社員の「あたりまえの基準」を引き上げる研修が4月にあります。


【大阪 4/6~7】絶対達成新入社員研修
http://www.attax.co.jp/seminar/detail/02743.html
【東京 4/11~12】絶対達成新入社員研修
http://www.attax.co.jp/seminar/detail/02741.html
【名古屋 4/13~14】絶対達成新入社員研修
http://www.attax.co.jp/seminar/detail/02742.html


ご興味のある方は、ぜひお申し込みください。